5 domaines d‘intérêt lors de la réalisation d’un audit fournisseur

Publié le 16 octobre 2020 par David Butcher, rédacteur en chef et traduit par Apsalys

N’ayant que peu de visibilité sur les processus et sur le système de gestion de la qualité (QMS) d’un fournisseur, il peut arriver que les fabricants prennent le risque de recevoir des produits peu fiables et de mauvaise qualité de la part de leurs fournisseurs. Selon une enquête de LNS Research, les fabricants ayant une faible visibilité des performances de leurs fournisseurs présentent un taux de défaut de fournisseur moyen représentant plus du double de la moyenne des autres entreprises.

Pour les fabricants, l’audit des fournisseurs est donc l’outil essentiel permettant d’obtenir une vue d’ensemble sur le respect des produits et des processus d’un fournisseur en relation avec une norme qualité définie.

Quand mener un audit fournisseur ?

Le calendrier d’un audit varie en fonction de son objectif. Des audits fournisseurs sont également nécessaires s’il s’agit d’un nouveau fournisseur et qu’il n’y a pas suffisamment d’informations disponibles sur ses performances, ou si le fournisseur est essentiel pour la fiabilité de la chaîne d’approvisionnement et l’organisation.

5 considérations lors d’un audit fournisseur :

Il n’y a pas d’approche universelle pour la façon de réaliser un audit fournisseur, l’ampleur et la profondeur d’un audit peuvent varier en fonction du produit ou du processus. Cependant, selon Terrance Holbrook, directeur des produits de MasterControl avec plus de 25 ans d’expérience dans le domaine de la fabrication, on peut considérer cinq mesures, qui sont souvent négligées, que les fabricants peuvent prendre en compte pour leurs audits fournisseurs :

  • Effectuez des recherches préalables à l’audit. Avant de vous rendre sur le site de l’audit, passez en revue les attentes et les responsabilités des deux parties telles qu’énoncées dans l’accord qualité, et préparez une liste de contrôle hiérarchisée des éléments à examiner en fonction du matériel, du composant ou du service fourni. D’autres domaines de recherche préalable à l’audit sont nécessaires, notamment sur les rapports d’audit antérieurs ; l’historique de l’entreprise utilisant le produit du fournisseur ; les spécifications actuelles du produit ; l’importance du produit pour l’entreprise ; si le produit a déjà échoué ; les fabricants alternatifs qualifiés ; et des entretiens avec le personnel interne sur le fournisseur et le produit.
  • Vérifiez la réputation du fournisseur en ligne. En plus des tâches traditionnelles de préparation de l’audit, sondez la présence en ligne du fournisseur. Examinez le site Web et les profils des médias sociaux du fournisseur, consultez des sites d’évaluation tels que Consumer Reports et le Better Business Bureau.  Que disent les autres clients et utilisateurs de l’entreprise et de ses offres ? Consultez également le site Web de la Food and Drug Administration (FDA) des États-Unis ou d’autres agences Adhoc pour obtenir des informations pertinentes sur la conformité des fournisseurs aux réglementations y compris si le fournisseur fait l’objet d’une lettre d’avertissement, d’une alerte d’importation ou d’un rappel de la FDA ou d’une autre agence.
  • Ne prenez pas les plaintes des clients pour acquises. Les plaintes des clients ne doivent pas être sous-estimées. Elles sont une source d’informations cruciale sur les performances et la qualité des produits en utilisation réelle, c’est pourquoi il est important de récupérer et d’analyser les informations reçus via ce canal. Recherchez la répétitivité pour déterminer si d’autres clients ont eu des plaintes similaires concernant le produit que vous achetez actuellement ainsi que la gamme de produits du fournisseur en dehors de vos achats actuels.
  • Sachez si un fournisseur sous-traite. Si un fournisseur sous-traite des parties de son processus, il est important que vous soyez informé de ce fait et que vous vous assuriez que le fournisseur dispose lui-même d’accords qualité avec ses propres fournisseurs. Demandez à examiner les conclusions de l’audit du fournisseur sur ses propres fournisseurs ; si le fournisseur ne le permet pas, demandez à voir l’inspection entrante du fournisseur des matériaux sous-traités, ainsi que toute autre documentation qui prouvera que le fournisseur tient ses propres fournisseurs en conformité aux normes qualité et reçoit des articles de qualité.
  • Gardez l’audit sur la bonne voie. S’il semble qu’un fournisseur est évasif lors d’une inspection ou ne fournit pas certains documents liés à la qualité, il peut s’agir d’une tentative délibérée de masquer les problèmes qualité. Si le fournisseur dirige de manière agressive l’équipe d’audit sur certains chemins pendant une tournée, cela peut être pour détourner l’attention des problèmes de processus tels que des non-conformités, des écarts ou des lots ayant échoué. S’il est important d’examiner les processus et les documents lors d’un audit, il est également important d’écouter activement le fournisseur, de lire et de comprendre les situations puis de rester concentré sur l’atteinte des objectifs.

Réalisé avec succès, un audit fournisseur identifiera, traitera et évitera les problèmes qualité ou ou sur les processus de production d’un fournisseur avant que les problèmes ne se propagent, garantissant ainsi que le fournisseur répond systématiquement aux attentes qualité.

Publié le 16 octobre 2020 par David Butcher, rédacteur en chef et traduit par Apsalys