Fonctions et avantages de MasterControl Documents

• Automatisation du routage, de l’escalade et de l’approbation : réduction de la durée du cycle du document en automatisant le routage et l’approbation et en intégrant l’escalade pour les tâches en retard. L’automatisation permet de garantir durablement la conformité grâce à la simplification et la rationalisation des processus.
• Cycles de vie à plusieurs étapes : les utilisateurs peuvent configurer des cycles de vie dotés de plusieurs statuts ou phases. Cette fonctionnalité s’aligne parfaitement avec les processus d’une organisation visant à simplifier les workflows et le routage ainsi qu’à réduire le phénomène de « saturation » dans les systèmes, dans la mesure où les espaces d’archivage sécurisés peuvent être adaptés aux équipes et aux départements plutôt qu’aux types de documents. L’association de règles d’approbation flexibles et de phases de cycle de vie simplifie l’élaboration du cycle de vie d’un produit, indépendamment de sa complexité ou de sa singularité.
• Contrôle efficace des modifications : la fonctionnalité de contrôle des modifications de MasterControl permet aux utilisateurs d’effectuer un suivi des modifications apportées entre les différentes révisions d’un élément dans le système MasterControl.
• Fonction de chargement automatique : permet aux utilisateurs de glisser-déposer de nouveaux documents dans des dossiers réseau préconfigurés, ce qui simplifie infiniment la création de documents. MasterControl peut même initier automatiquement une collaboration pour le nouveau document ou l’envoyer automatiquement sur l’itinéraire d’approbation approprié.
• Métadonnées InfoCard liées au document : cette fonction permet d’éliminer le problème courant des métadonnées non synchronisées lors du processus de révision. Lors de la révision d’un document Microsoft Word, les informations mises à jour telles que le numéro du document et le numéro de révision peuvent être automatiquement transférées vers l’en-tête du document à partir d’InfoCard, l’outil MasterControl qui fournit les informations de base sur les documents.
• Suivi des révisions : le suivi automatique des révisions garantit que seule la version actuelle d’un document reste disponible, afin d’éviter aux utilisateurs de s’appuyer sur un document obsolète ou non approuvé.
• Suivi avancé : le système effectue le suivi des documents d’après leur statut (en cours, terminé) ou leur historique. L’historique de révision ou d’approbation est facilement consultable.
• Analyse et reporting : grâce à ses fonctions d’analyse et de reporting avancées, MasterControl fournit des rapports standard et personnalisés qui permettent d’améliorer la supervision par la direction. MasterControl propose un tableau de bord, ainsi que des fonctions d’exploration et de planification.
• Conformité avec le 21 CFR Part 11 : l’horodatage des fonctions de suivi d’audit et de reporting, ainsi que la signature électronique, répondent aux exigences du 21 CFR Part 11 de la FDA. Plusieurs options de sécurité sont disponibles : des doubles mots de passe pour l’approbation des documents ; l’expiration, le cryptage et la certification des mots de passe ; le verrouillage des comptes pour empêcher tout utilisateur non autorisé d’accéder au système.
• Validation : MasterControl propose également une gamme de produits et services de validation, qui répondent aux différents degrés de validation requis en fonction de l’évaluation individuelle des risques. Ces offres de validation sont conçues pour les entreprises exerçant leur activité dans des environnements réglementés, afin de rendre les mises à niveau des validations logicielles plus simples, plus rapides et plus économiques. La solution Transfer OQ unique à MasterControl fait partie des produits et services avancés proposés.
• Plate-forme basée sur le Web : le système MasterControl est basé sur le Web pour permettre à tous les employés concernés par la gestion des documents et de la qualité de se connecter à la plate-forme, d’où qu’ils se trouvent.
• Intégration à Word : les utilisateurs de Word 2007 peuvent se connecter à MasterControl directement à partir de Word pour accéder aux documents situés dans leurs collaborations ouvertes, rechercher des documents, insérer ou retirer des documents et commencer facilement une nouvelle collaboration.
• Intégration à d’autres applications : MasterControl s’intègre à des systèmes tels que l’ERP et le LIMS, ou aux applications de comptabilité et de ressources humaines pour connecter différents départements et opérations au sein d’une entreprise.
• Organisateurs : similaire à l’Explorateur Windows, l’organisateur de MasterControl est un outil convivial qui aide les utilisateurs à rechercher des documents et à y accéder rapidement. Les utilisateurs ont généralement accès aux organisateurs correspondant à leurs activités, qui leur permettent de se connecter directement aux données dont ils ont besoin. Les actions au niveau des documents permettent aux utilisateurs de travailler sur un document sans quitter l’organisateur. Les utilisateurs peuvent voir à la fois les versions native et PDF d’un fichier, l’insérer ou la retirer, créer une copie ou un lien externe, tout cela à partir de l’organisateur. Les utilisateurs externes et disposant de droits de lecture uniquement peuvent avoir accès aux organisateurs via des liens externes. En cliquant sur le lien, un organisateur s’ouvre dans une fenêtre de navigation indépendante des menus de navigation et des fonctions de recherche de MasterControl.
• Organisateurs de taxinomie : les organisateurs de taxinomie de MasterControl permettent à chaque groupe de l’entreprise d’avoir sa propre taxinomie unique avec la possibilité qu’un même document existe dans une ou plusieurs taxinomies. Les documents critiques (SOP, dessins, contrats, documents liés à la gestion du cycle des essais cliniques ou tout type de documentation relative aux soumissions) peuvent être automatiquement classés et mis à jour par le système MasterControl. MasterControl permet aux utilisateurs de faire suivre les organisateurs dans le niveau supérieur, ou dans autant de niveaux que nécessaire.
• Formation sur les produits : l’équipe Services de MasterControl a développé un programme de formation complet. Ce dernier sert de base pour l’implémentation des projets et aide les entreprises à bénéficier d’un retour sur investissement plus rapide. Les clients peuvent choisir entre des formations vidéo, au centre de formation de MasterControl au Royaume-Uni ou sur site dans leurs locaux.
• Support technique : choisir MasterControl, c’est bénéficier de l’assistance technique nécessaire à la réussite de ses projets. MasterControl propose expertise, infrastructure et flexibilité pour répondre aux besoins de chaque client, qu’il s’agisse de l’installation initiale ou de la maintenance régulière du système.